Microsoft Access adalah aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat aplikasi database dengan waktu yang relatif singkat. Umumnya Microsotf Access digunakan dalam pembuatan aplikasi skala kecil, seperti program untuk kasir pada sebuah koperasi, aplikasi penjualan toko, pembuatan billing warnet, dll.
Disini saya menggunakan Ms.Access 2007, dimana Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simple dan efisien. User Interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.
Berikut adalah beberapa tutorial yang akan saya jelaskan :
1. New Database
2. Table
3. Relationship
4. Query
5. Parameter Query
6. Form
7. Reports
1. New Database
Untuk membuat database baru, klik “Blank Database”, disebelah kanan akan tampil dialog Blank Database
Tentukan nama file dan lokasi penyimpanan database yang terletak disebelah kanan bawah. Untuk memberi nama database, tidak boleh memakai spasi, jika ingin member jeda, gunakan *_* untuk memisahkan nama file tersebut. Contoh : edward_rama, kemudian klik tombol “create”, dan selanjutnya akan tampil lembar kerja database.
2. Membuat Table
• Klik tab menu “create”
• Klik “Table Design”, maka akan muncul tampilan Table Design seperti berikut :
• Lalu klik kanan pada nama table, kemudian pilih design view, dan selanjutnya buat nama.
• Isi kolom – kolom di Field Name, Data Table, Description.
Keterangan :
Field Name : Merupakan kolom untuk menuliskan nama field yang akan dipesan.
Data Type : Untuk menentukan jenis data, apakah datanya berupa abjad, angka, tanggal, dll.
Description : Tidak harus di isi hanya berupa keterangan yang kita tulis yang berhubungan dengan nama field.
Field Properties : Untuk menentukan ukuran dari panjang field, format data, judul field, validasi, dll.
3. Relationship
Relationship merupakan fitur Access yang menghubungkan dua atau lebih table yang berbeda sehingga dapat hubungan yang saling terkait. Pengguaan “Primary Key” merupakan salah satu syarat, agar relasi dapat diaktifkan oleh pengguna.
Berikut Langkah – langkahnya :
• Buatlah database baru dengan nama “Latihan”. Lalu klik menu “Create Table Design”, setelah itu buatlah table baru dengan struktur sesuai table di bawah ini.
Nama Field Tipe Data Properties
NIS* AutoNumber -
Nama Text 30 (Field size)
Tgl_Lahir Date/Time -
Jurusan Text 12 (Field size)
Alamat Text 50 (Field size)
Telepon Text 20 (field size)
• Pastikan Primary Key telah anda aktifkan pada field NIS. Klik tombol menu Datasheet – View – Datasheet View, seperti gambar dibawah ini :
• Lalu simpan dengan nama tb_mahasiswa.
• Setelah itu masukan data ke dalam field – field yang telah disediakan seperti gambar dibawah ini :
• Buatlah table baru lagi dengan struktur field seperti table di bawah ini :
Nama Field Tipe Data Properties
NIS Number -
Pinjaman Text 20 (Field Size)
Tgl_Pinjam Date/Time -
Tgl_Kembali Date/Time -
Status Text 10 (Field Size)
• Klik menu Create Table Design :
• Isi berdasarkan tabel di atas.
• Pastikan anda tidak mengaktifkan penggunaan Primary Key.
• Klik menu Design – View – Datasheet View.
• Simpan dengan nama tb_pinjam
• Sebuah kotak dialog mengenai penggunaan Primary Key akan tampil, pilih No.
• Masukkan data sesuai gambar dibawah ini.
• Tutup tabel tb_pinjam. Selanjutnya membuat relasi, klik “Database Tools – Relationships.
• Kotak dialog Show Table akan tampil seperti dibawah ini, seleksilah seluruh tabel dan masukkan ke dalam jendela Relationship.
• Data tabel akan masuk ke dalam jendela Relationship. Pada jendela tersebut, klik field Nis pada tb_pinjaman dan drag kea rah field Nis pada tb_mahasiswa
• Apabila tampil kotak seperti di bawah ini, maka klik tombol Create.
• Setelah anda melakukan langkah diatas, kedua tabel akan terhubung secara otomatis.
• Tutup tabel Relationship, kemudian buka Tabel Mahasiswa. Jika ada kotak dialog pilih Yes. Klik tanda plus (+) yang terdapat disudut kiri masing – masing record untuk menampilkan data pada tabel pinjam berdasarkan record nomor field Nis.
4. Query
Dalam proses pembuatan query, yang pertama kita harus membuat 2 buah tabel utama terlebih dahulu, kemudian membuat suatu relationship baru, setelah itu kita menggabungkan 2 tabel itu menjadi suatu query.
Berikut langkah-langkah membuat query :
• Yang pertama kita mulai dengan membuat 2 buah table. Kali ini saya akan membuat database mengenai penjualan suatu tiket pertandingan sepak bola. Pada tabel awal yang muncul pilih View > Design View yang terletak di pojok kiri, beri nama table tersebut kemudian save.
• Pada tampilan Design View yang muncul kemudian isikan data seperti berikut.
• Setelah itu isikan data yang akan dimasukkan pada TTiket sebagai berikut.
• Pembuatan table pertama selesai, sekarang kita harus membuat table kedua yang akan kita gabungkan, langkah-langkahnya sama saja seperti pembuatan tiket, hanya isi dari database nya saja yang berbeda. Isi dari table kedua adalah sebagai berikut, dengan nama TBeli
• Setelah tahap pembuata table selesai, tahap selanjutnya adalah membuat relationship untuk kedua tabel tersebut, caranya pilih Database Tools -> Relationship.
• Setelah tahap pembuatan table dan Relationship selesai, kemudian langkah selanjutnya adalah membuat Query yang telah dimaksudkan sebelumnya. Pilih Menu Create kemudian pilih Query Design.
• Add TBeli dan TTiket, kemudian aturlah susunannnya sebagai berikut.
• Query gabungan dari 2 Tabel akan tampak seperti gambar diatas. Dengan adanya pembuatan query seperti ini akan memudahkan ketika suatu saat nanti kita perlu merubah susunan suatu data di dalam database yang telah dibuat sebelumnya. Kita tidak perlu merubah data secara keseluruhan secara manial satu persatu, cukup pada tabel-tabel utama saja kita merubah datanya.
5. Parameter Query
Parameter query adalah sebuah query yang fleksibel yang meminta pengguna database untuk kriteria tambahan. Sebuah pesan atau perintah ditempatkan di barus kriteria di bawah field yang berlaku, dengan tanda *[* dan *]* disekitarnya. Ketika query dijalankan, teks ini muncul sebagai prompt untuk pengguna, meminta input. Sebuah parameter query dapat mendorong untuk kriteria ganda, dengan kotak input terpisah ditampilkan untuk setiap kriteria.
Cara membuat parameter query :
• Lihat query dalam design view.
• Dalam sel kriteria untuk bidang yang sesua (s), ketik dalam ekspresi yang diinginkan dalam tada kurung siku.
• Sebagai contoh, menggunakan parameter untuk query nilai tanggal.
Ketika query dijalankan, Microsoft Access akan menampilkan teks ini, meminta pengguna menginput kriteria. Teks prompt harus berbeda dari nama field, meskipun dapat mencakup nama field.
• Jalankan query parameter
• Bila anda diminta untuk memasukkan nilai parameter, masukkan nilai dari data yang ingin anda lihat dan klik OK.
• Bila anda menetapkan pesan prompt, itu harus singkat tapi bermakna. Microsoft Access dapat menampilkan hingga 50 atau lebih karakter dalam pesan prompt.
• Ketika kita menjalankan query diatas, kita akan melihat prompt seperti di bawah ini.
6. Form
Form atau dalam bahasa Indonesianya dapat dikatakan juga sebagai formulir merupakan user interface yang digunakan oleh user sebagai media pengolahan database.
Cara membuat form :
• Buat tabel seperti berikut.
• Selanjutnya klik tombol Create -> Form Design
• Form kosong akan tampil seperti gambar dibawah ini :
Kemudian klik menu Design - Add Existing Fields.
• Kemudian field satu persatu dari tabel Data Barang, dengan cara klik and drag ke form yang kosong, seperti gambar dibawah ini :
• Lanjutkan dengan memindahkan field yang lainnya, kemudian atur penempatan masing – masing field seperti gambar dibawah ini :
• Simpan Form dengan nama Form Data Barang Manual, dang anti tampilannya menjadi Form View, seperti gambar dibawah ini :
7. Report
Untuk membuat Report tentunya harus ada tabel atau form yang dibuat yang telah diinput data seperti yang dibahas sebelumnya.
Cara membuat report aplikasi database :
• Klik kanan create pada menu lalu pilih “Report Wizard
• Pada tampilan Form Wizard, klik *>* jika ingin memasukkan satu per satu, klik *>>* jika ingin memasukkan semua, lalu klik next.
• Klik 2 kali pada konten tahun sebagai group level agar tahun masuk dapat bagian atas Form Report Wizard sebagai alat yang akan menyortir data report berdasarkan tahun, lalu klik next.
• Klik next.
• Klik Finish.
• Ini hasilnya dari tahapan – tahapan diatas.
